Tableur: Fonctions de bases

Préambule

Etape 1: Comprendre le fonctionnement d'une feuille de calcul d'un tableur

1. Se déplacer dans les cellules
2. Entrer des données
3. Premiers calculs
4. Mise en forme des cellules

Etape 2: Utilisation des fonctions de calcul

1. Utiliser une fonction
2. Utiliser l'icône somme
3. L'appel d'une fonction: un autre moyen de faire une somme
4. Syntaxe dans les formules

Etape 3: Réaliser une somme de sommes, ajuster la taille d'une colonne

1. Réaliser une somme de sommes
2. Ajuster la taille d'une colonne

Etape 4: Etendre des formules par "glisser-copier"

Etape 5: Réutiliser ce qui a déjà fait en le copiant et en le modifiant

1. Recopier des données
2. Coller des données
3. Rectifier la mise en forme
   1. Insertion d'une ligne
4. Modifier des formules
5. Etendre des formules par glisser-recopier
6. Colorier des cellules pour marquer une séparation

Etape 6: Appliquer un format de nombre à certaines cellules (format monétaire)

Etape 7: Régler les paramètres d'impression pour imprimer en mode paysage

Etape 8: Réutiliser un tableau constitué

Etape 9: Créez des graphiques "Une image vaut mieux qu'un long discours"

1. Créer un histogramme
2. Créer un "camembert"
   1. Ecarter un secteur
   2. Afficher les valeurs d'un secteur en pourcentage

Préambule

Ce tutoriel a pour vocation d'expliquer les fonctions de base d'un tableur. Celui sur lequel est basé ce cours est le module Calc d'OpenOfficeOrg (version 1.1.4), qui est téléchargeable gratuitement ici:
http://fr.openoffice.org/
Le moyen choisi est de construire, étape par étape, une feuille de calcul simple basé sur un exemple concret: la gestion des effectifs et des crédits par élève de deux écoles. Vous pouvez visualiser le résultat final de ces différentes étapes en cliquant sur les onglets du fichier effectif2005.ods
(Attention! Internet Explorer 6 télécharge un fichier illisible. Utilisez de préférence Firefox ou téléchargez la version zippée (effectif2005.zip))
Comme toujours en informatique, les manières de faire indiquées ici fonctionnent mais ne sont pas les seuls chemins pour parvenir au but fixé.
A vous de trouver si elles vous conviennent ou si vous préférez en utiliser d'autres.

Ce cours a été créé en collaboration avec Brigitte Ennouchi.

Suivez les consignes en vert pour réaliser les modifications au fur et à mesure.

Etape 1: Comprendre le fonctionnement d'une feuille de calcul d'un tableur

Une feuille de calcul est constituée de cases (appelées "cellules") repérées par une identification comparable à celle utilisée lorsque l'on joue à la bataille navale.
Dans l'image ci-dessous, la cellule B5 est sélectionnée.
Dans ces cellules, on peut rentrer du texte, des nombres ou des formules de calcul.

Se déplacer dans les cellules

Pour se déplacer d'une cellule à une autre, on peut utiliser les flèches de direction du clavier. Une autre solution consiste à cliquer directement dans la cellule que l'on veut atteindre.

Entrer des données

Entrez les données comme sur l'image ci-dessous. pour valider une entrée, appuyez sur la touche "Entrée" ou passez à la cellule suivante en vous servant des touches de direction.

Premiers calculs

Dans la cellule "A8", tapez "Total".
Dans la cellule "B8", tapez la formule suivante: "=B2+B3+B4+B5+B6" et appuyez sur la touche "Entrée" pour la valider.Aussitôt, le total de notre formule est affiché.
Mieux! Si vous changez la valeur d'une des cellules B2 à B6, le résultat est immédiatement actualisé dans la cellule B8, où nous avions inscrit notre formule de calcul.

Mise en forme des cellules

Pour obtenir une meilleure lisibilité, on peut enrichir (gras, centré, en couleur, ...) le contenu de certaines cellules.Mettez en gras les cellules de la colonne A et celles de la ligne 1. ()
(Pour sélectionner d'un clic toute une colonne, il suffit de cliquer sur la lettre qui la nomme. La même possibilité est offerte pour les lignes.)
Centrez le contenu de la cellule B1. ()
Mettez en rouge le contenu de la cellule de la cellule B8. ()
(Pour obtenir la palette de couleurs disponibles, gardez un clic long sur cette icône)
Pour mettre en évidence le quadrillage (par défaut, il n'apparaît pas à l'impression), sélectionnez la zone à quadriller.
Cliquez ensuite longtemps sur l'icône  pour que la palette de quadrillage se déploie.
Choisissez  pour obtenir un quadrillage de toutes les cases sélectionnées.

Etape 2: Utilisation des fonctions de calcul

Dans l'étape 1, on a défini notre formule "à la main" mais un certain nombre de formules de calcul sont déjà prévues dans un tableur.

Utiliser une fonction

Rentrez les données correspondant à l'école B comme ci-dessous.

Nous allons voir comment on peut utiliser d'autres méthodes que celle que l'on a pratiquée pour faire une somme plus rapidement.

Utiliser l'icône somme

Cliquez dans la cellule C8 pour que nous puissions y placer notre formule.
Cliquez sur l'icône "somme"
Si la zone dont on veut faire la somme est mal sélectionnée, la modifier directement en faisant une nouvelle sélection à la souris ou en la modifiant dans la barre de formule à l'aide du clavier.
Cliquez sur "Entrée" pour valider.

L'appel d'une fonction: un autre moyen de faire une somme

Comme il est dit plus haut, certaines fonctions sont préprogrammées dans un tableur. On peut taper leur syntaxe directement dans la cellule mais le mot réservé n'est pas toujours évident à retenir. On peut néanmoins facilement le retrouver en utilisant l'assistant de fonctions .

Cliquez sur l'icône , cette palette apparaît:

Choisir la fonction "SOMME" en faisant descendre l'ascenseur et cliquez sur "Suivant".

Vous pouvez alors sélectionner à la souris la zone concernée par votre fonction ou tapez directement au clavier dans la case "Nombre 1" les coordonnées des cellules désirées.

Syntaxe dans les formules

Dans une formule:
";" sert à séparer des éléments d'une série.   =SOMME(C2;C4;C6) fera la somme des cellules C2, C4, C6
":" sert à borner le début et la fin d'une liste de cellules.   =SOMME(C2:C6) fera la somme de toutes les cellules comprises entre C2 et C6, celles-ci incluses.

Réajuster la mise en forme.

Etape 3: Réaliser une somme de sommes, ajuster la taille d'une colonne

Réaliser une somme de sommes

Il est tout à fait possible de faire la somme de sommes. Dans notre exemple, on veut calculer le nombre total d'élèves des deux écoles réunies. Pour cela, on va se servir
Cliquer en A10 et tapez "Total des deux écoles:"
Cliquez en B10 et tapez "=somme(B8:C8)" puis "Entrée"ou utiliser un autre moyen détaillé plus haut.Le total des deux écoles est affiché. Mieux, si l'effectif  d'une classe est changé, le total de cette école est actualisé mais aussi le total des deux écoles.

Ajuster la taille d'une colonne

Une partie du texte "Total des deux écoles" est masquée par notre calcul. Il convient d'élargir la colonne A pour permettre la vision de tout l'intitulé.
Placer le curseur de la souris juste à droite du haut de la colonne dont on veut modifier la taille. Le curseur doit prendre la forme d'une double flèche horizontal comme sur l'image ci-dessous
Faire un clic tenu (sans relacher le bouton) et décaler vers la droite, jusqu'à obtenir la largeur désirée
(Une variante consiste à double-cliquer quand le curseur se transforme en double flèche. La colonne s'ajustera automatiquement à la largueur du plus grand intitulé des cellules de la colonne.)

Etape 4: Etendre des formules par "glisser-copier"

En colonne C, nous allons calculer le total d'élèves par niveau de classe.
Tapez "Total par niveaux"  dans la cellule D1.
Créez la somme des cellules B2 et C dans la cellule D2, en utilisant une des méthodes décrites plus haut.Nous allons maintenant voir comment nous pouvons rapidement recopier cette formule dans les cellules D2 à D6.
Cliquez dans la cellule D2 pour la sélectionner.
Placer le curseur de la souris sur le petit carré situé sur le coin inférieur droit de cette cellule pour que le curseur se transforme en petite croix.
Faire un clic maintenu et glisser jusqu'à la cellule D6.

Relacher le clic.

Les cellules D3 à D6 ont non seulement recopiées la formule en D2 mais l'ont adaptées pour qu'elle prenne en compte les cellules se trouvant à leur gauche, plutôt que de rester sur la somme des cellules B2 àC2.
Faites de même pour copier la formule se trouvant en C8 et la coller en D8.

Etape 5: Réutiliser ce qui a déjà fait en le copiant et en le modifiant

Si une mairie attribue 22,53€ de crédit par élève, voyons comment on peut se servir de ce que nous avons déjà entré comme données, pour calculer quels sont les crédits dont disposeront chaque classe et chaque école.

Recopier des données

Sélectionnez les cellules de A1 à D10 en faisant un clic tenu commençant en A1 et se terminant en D10.
Faites un clic droit dans cette zone sélectionnée et cliquez sur "Copier".

Coller des données

Cliquez dans la cellule F1 pour marquer le point d'insertion où l'on veut coller les données que l'on vient de coller.
Faites un clic droit dans cette case et choisissez "Coller" dans le menu contextuel.

Rectifier la mise en forme

Nous avons dupliquer notre tableau mais nous avons deux fois le même tableau. Pour avoir plus de lisibilité, nous allons insérer une ligne qui nous permettra d'indiquer quelles informations nous avons dans chacun de nos tableaux.

Insertion d'une ligne

Placez le curseur en A1.
Cliquez sur le menu "Insertion" et choisissez "Lignes"
Tapez "Effectifs" en B1 et "Budget pédagogique" en F1
Rectifiez la mise en forme de la ligne 1 pour obtenir un résultat correspondant au modèle de l'onglet "étape 5" du fichier "effectif 2005.swc".

Modifier des formules

Dans l'état actuel des choses, nous nous retrouvons avec deux fois le même tableau. Ce n'est pas ce que nous voulons. Nous allons modifier notre copie pour qu'elle puisse afficher les crédits par classe en se basant sur le nombre d'élèves rentré dans notre premier tableau.
Cliquez dans la cellule G3.
Tapez la formule suivante "=B2*22,53" puis entrée.
(Soit le nombre d'élèves du CP de l'école A multiplié par le crédit par élève)Le crédit pour cette classe est automatiquement affiché. Bien sur, si le nombre d'élèves est modifié, le crédit sera immédiatement actualisé.

Etendre des formules par glisser-recopier

Notre calcul pour notre 1ère classe de CP est juste mais il nous faut l'appliquer pour les autres classes. Pour cela  nous allons procéder par glisser copier comme dans l'étape 4.

Cliquez dans la cellule G3 pour la sélectionner.
Placez le curseur de votre souris sur le petit carré noir qui est sur le coin inférieur droit de cette cellule.
Faites un clic tenu sur ce petit carré et étendez votre sélection jusqu'à la cellule H3. La formule dans cette dernière est actualisée sur le modèle de celle de G3.
En veillant à ce que les cellules G3 et H3 soient sélectionnées, reprendre d'un clic tenu le petit carré du coin inférieur droit et  étendez la sélection en descendant jusqu'à la cellule H7. Les formules de cette plage sont actualisées sur le modèle de celles des cellules du dessus.

Colorier des cellules pour marquer une séparation

Pour marquer une séparation plus nette entre nos deux tableaux, nous allons colorier les cellules que nous avons laisser vierges entre eux.

Sélectionnez les cellules de E1 à E11 (ce sont celles que nous allons colorier)

Cliquez long sur l'icône de sélection de couleur de fond  .Choisissez la couleur de fond que vous désirez pour les cellules qui ont été sélectionnées

Etape 6: Appliquer un format de nombre à certaines cellules (format monétaire)

Calculez les sommes des budgets des écoles A et B dans les cellules G9 et H9 en suivant la procédure évoquée à l'étape 2 ci-dessus.

On peut appliquer un format de nombre sur certaines cellules pour avoir une meilleure lisibilité. Dans notre cas, nous allons appliquer le format monétaire sur les cellules de G3 à H9.

Sélectionnez les cellules de G3 à G9.
Faire un clic droit sur ces cellules sélectionnées.
Choisissez "Formater les cellules..."

Une fenêtre comme ci-dessous s'ouvre:

Cliquez sur l'onglet "Nombre". Choisissez la catégorie "Monétaire". Sélectionnez le format que vous désirez puis cliquez sur "OK".

Une solution plus rapide, mais avec moins d'options, consiste à sélectionner la plage de cellules et à cliquer sur l'icône .

Etape 7: Régler les paramètres d'impression pour imprimer en mode paysage

Si on lance une impression de notre travail, notre tableau sera coupé car l'impression par défaut se fait au format "portrait". Nous allons voir comment y remédier en choisissant le format d'impression en paysage.

Cliquez sur le menu "Format".
Choisissez "Page".
Cliquez sur l'onglet "Page".
Cliquez sur l'option "Portrait" comme sur la capture ci-dessous.

En allant dans le menu "Fichier" et en cliquant sur l'option "Aperçu", on passe dans un mode de visualisation qui nous permet de voir ce que ça donnera à l'impression.
Quand on sort de ce mode de visualisation, on retrouve notre feuille de calcul, mais certains traits des cellules sont un peu plus fort. Ce sont ceux qui marquent les sauts de page.
Enregistrez votre travail

Etape 8: Réutiliser un tableau constitué

La mise au point de ce tableau a quand même demandé quelques temps. Par contre, on peut le réutiliser sans problème. Il suffit de :
_ Enregistrer le fichier sous un nouveau nom pour ne pas écraser les données actuelles
_ Supprimer les données périmées
Sélectionnez les cellules de B3 à C8 et appuyez sur la touche "Suppr" pour supprimer leur contenu
_ Enregistrez les changementsVous avez maintenant un tableau prêt à servir de nouveau. Il suffit d'y rentrer les nouvelles données.

Etape 9: Créez des graphiques "Une image vaut mieux qu'un long discours"

Un graphique aide à visualiser des données.
Nous allons en créer deux:

• Un histogramme pour illustrer la répartition comparée des élèves de l'école A et de l'école B.
• Un "camembert" pour illustrer la répartition budgetaire de l'école B en pourcentages.

Créer un histogramme

Ouvrez de nouveau le fichier où les nombres d'élèves sont indiqués.
Sélectionnez les cellules de A2 à C7
Allez dans le menu "Insertion" et choisissez "Diagramme".

Un "assistant" vous propose un certain nombre de choix  que vous pouvez modifier.

Cliquez sur "Suivant"

Sélectionnez le type de diagramme en histogramme comme sur la capture ci-dessus
Cochez la case "Afficher l'aperçu des objets de texte"
Cliquez sur "Suivant"

Laisser les options comme indiquées ci-dessus
Cliquez sur "Suivant"

Dans la zone "Titre Du diagramme", rentrez "Effectifs comparés des 2 écoles"
Cliquez sur "Créer"

Replacez et redimensionnez votre graphique sur votre feuille

Créer un "camembert"

Ici, notre souci est que les données dont nous avons besoin ne sont pas sur une plage continue de notre feuille mais dans les colonnes F et H. Nous allons devoir réaliser une "double sélection".

Sélectionnez la zone de F2 à F7 comme sur la capture ci-dessous

Appuyez et maintenez appuyée la touche "Ctrl" de votre clavier.
Sélectionnez les cellules de H2 à H7 avec votre souris de manière à obtenir une sélection comme ci-dessous.

Allez dans le menu "Insertion", choisissez "Diagramme" et procéder comme pour l'histogramme en choisissant toutefois, le type de graphique "Camembert".

Cliquez sur le camembert pour le sélectionner.

Cliquez sur le secteur jaune pour le sélectionner. (C'est celui que nous allons décaler)

Afficher les valeurs d'un secteur en pourcentage

Cliquez droit sur notre secteur toujours sélectionné et choisissez  "Propriétés de l'objet..." dans le menu contextuel

Dans la fenêtre qui s'ouvre, allez dans l'onglet "Etiquetage des données"
Cochez "afficher la valeur" ainsi que "comme pourcentage"
Validez en cliquant sur "Ok"

Vous devez obtenir ceci:

Vous pouvez ensuite procéder de même pour les autres secteurs