1. Préambule
2. Préparation
3. Placer une tabulation droite
4. Utiliser les tabulations pour écrire en colonne
5. Insérer et utiliser un tableau
   1. Fusionner des cellules
6. Modifier l'interlignage
7. Réaliser un publipostage à partir d'une lettre type
   1. Créer une mini base de données
   2. Indiquer dans la lettre type, la base de référence et les champs à modifier.
   3. Fusionner et imprimer les lettres personnalisées

Préambule

Ce didacticiel n'a pas pour vocation de vous montrer toutes les fonctions d'un traitement de texte. Un livre y suffirait à peine. Par contre, il a l'objectif de vous apprendre à utiliser des fonctions utiles pour la rédaction d'une lettre type (ou publipostage). Une lettre type est une lettre qui est liée à une base de données. Ceci permettra de personnaliser les envois pour chacun des récepteurs en indiquant par exemple son nom et d'autres données le concernant personnellement.

Les fonctions de base sont expliquées dans un autre cours "Traitement de texte: Fonctions de base"
Les fonctions utiles pour le traitement d'un document long (rapport, mémoire,...) sont expliquées ici: "Traitement de texte: document long"
Le traitement de texte sur lequel est basé ce cours est OpenOfficeOrg (version 2.0.1), qui est téléchargeable gratuitement ici:
http://fr.openoffice.org/

 Le moyen choisi est de partir d'un document vierge pour arriver à un document sur ce modèle où le prénom, le numéro de la salle et les jours d'intervention seront personnalisés en fonction du destinataire:

Préparation

Cliquez sur l'image du document ci-dessus. Ouvrez le document en pdf et imprimez-le. Il vous servira de référence pour réaliser ce document à partir d'une feuille vierge.

Ouvrir une fenêtre OOo writer (traitement de texte d'OpenOfficeOrg)
Tapez le texte suivant:
Laurent Pigeollot
IUFM de Paris
56 Bld des Batignolles
75017 Paris
e-mail: laurent.pigeollot@paris.iufm.fr
http://formation.paris.iufm.fr/~pigeollot/

Il est à remarquer que les adresses e-mail et web ont été reconnues pour ce qu'elles sont par le traitement de texte et ont été automatiquement transformées en lien cliquable (en version électronique, bien entendu).

 Placer une tabulation droite

Par rapport au modèle de lettre, il manque la date, qui est calée sur la marge droite, pour la partie haute de notre document. On pourrait l'écrire à côté de "Pigeollot" et la décaler en insérant des espaces entre les deux mais ce n'est pas une bonne idée. En effet, si l'on vient à changer de police ou de taille de caractère, il y a de fortes chances pour que notre ligne soit décalée, ce qui bouleverserait notre mise en page.Il vaut mieux placer une tabulation et la régler.
La touche tabulation est celle-ci: Sur la 1ère ligne, à la suite de "Pigeollot", insérez une tabulation en appuyant une fois sur la touche tab.
Tapez ensuite "Paris, le 15 novembre 2005"Le point d'insertion fait un petit saut en avant. En fait, il se cale sur le premier taquet de tabulation qu'il rencontre parmi ceux définis par défaut dans la barre de tabulation. La date se place ensuite.

Allez tout à gauche de la barre de tabulations jusqu'à cette icône .
Cliquez dessus pour quelle prenne cette forme . C'est celle d'un taquet de calage à droite.
Allez dans la barre de tabulations avec la souris et cliquez dedans. Un taquet droit apparaît.
A l'aide de la souris, calez-le près de la marge de droite. La date suit le taquet de tabulation.

Sautez quelques lignes en appuyant sur la touche "Entrée".
Appuyez 2 fois sur la touche tab pour décaler le point d'insertion.
Entrez  "Cher Xavier,"
Tapez 2 fois sur la touche "Entrée" pour aller à la ligne et en sauter une. 
Insérer un tab.
Entrez le texte "c'est avec plaisir que je t'informe que tes cours se dérouleront en salle 210 les jours suivants: lundi, mardi, vendredi."
Sautez une ligne en appuyant sur "Entrée"

Utiliser les tabulations pour écrire en colonne

Nous pouvons aussi utiliser les tabulations pour présenter des informations en colonne. C'est ce que nous allons faire pour présenter les groupes A et B comme sur le modèle.
Insérer un tab. Tapez  "Groupe A". Insérer un autre tab. Tapez "Groupe B" puis "Entrée" pour aller à la ligne.
Faire de même pour les lignes suivantes afin de compléter la liste.Pour l'instant, nos données ne sont pas bien alignées car nos taquets de tabulation ne sont pas placés. Nous allons y remédier.
Sélectionnez le texte correspondant aux 2 groupes de manière à ce que les taquets que nous allons placer s'appliquent sur cette sélection.
Sur la gauche de la barre de tabulations, cliquez sur l'icône jusqu'à obtenir celle-ci:
Placez 2 taquets dans la barre de tabulations en cliquant à 5  et à 11 comme sur la capture ci-dessous

Les éléments de nos groupes sont centrés sur les taquets que nous avons définis.

Sautez une ligne en appuyant sur "Entrée".
Tapez "Les périodes seront les suivantes:"

 Insérer et utiliser un tableau

Pour présenter des données, nous pouvons aussi utiliser un tableau. Nous allons en créer un de 4 lignes sur 3 colonnes. Nous le modifierons ensuite pour l'adapter à nos besoins.
Faire un clic long sur l'icône du tableau .Une fenêtre se déploie et nous permet de choisir le nombre de lignes et de colonnes de notre tableau.
Sélectionner un tableau de 4 lignes sur 3 colonnes comme sur la capture ci-dessous.
Un tableau se déploie sur notre document à l'emplacement du point d'insertion.

Fusionner des cellules

Nous voudrions que les cellules de la première ligne soient fusionnée pour que nous puissions y placer un titre pour notre tableau.
Sélectionner toutes les cellules de la première ligne par un balayage en clic tenu à l'aide de votre souris.
Cliquez droit sur les cellules sélectionnées et, dans le menu contextuel, choisissez  "Cellule->Fusionner" comme dans la capture ci-dessous.

Rentrez les données comme indiqué sur l'exemple.
Rectifiez la mise en forme.

En dessous du tableau, sautez une ligne en appuyant sur la touche "Entrée".
Tapez "Bien amicalement."

 Modifier l'interlignage

En dehors du bloc d'en-tête, un texte plus aéré serait plus agréable à lire. Nous allons modifier l'interlignage pour y  parvenir.
Sélectionnez tout le texte en dessous de l'adresse internet de l'en-tête.

Cliquez droit sur la sélection.
Dans le menu contextuel, choisissez "Interligne->1,5 ligne"

Réaliser un publipostage à partir d'une lettre type

Cette lettre s'adresse à Xavier et contient des informations qui ne concernent que lui. Cependant, nous pouvons avoir à réaliser d'autres courriers quasiment similaires à d'autres personnes où seulement quelques données changeront.
En créant une mini base de données contenant les renseignements devant changer et en la liant à la lettre que nous venons de réaliser légèrement modifiée, je peux éditer et imprimer un document qui sera personnalisé pour chacun des destinataires. C'est ce que nous allons réaliser.

Créer une mini base de données

Pour ce faire, nous allons rentrer nos informations dans une feuille de calcul, ce qui est le moyen le plus simple. OpenOffice se chargera de créer un vrai document base de données à partir de ce document que nous lui aurons indiqué.
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul à partir du module Calc (classeur) d'OpenOffice.
Insérez-y les données comme sur la capture ci-dessous.


Sauvegardez ce document à l'endroit que vous désirez en le nommant "base_lt"

Indiquer dans la lettre type, la base de référence et les champs à modifier.

Sur notre lettre, nous allons demander à OpenOffice d'aller chercher les renseignements que nous venons de placer dans notre feuille de calcul et de les insérer au bon endroit pour chacun des destinataires.
Retournez sur votre lettre.
Sélectionnez "Cher"
Nous voudrions que ce "Cher" soit remplacé par le contenu du champ "Accroche" pour chacun des destinataires.
Allez dans le menu "Insertion->Champ->Autres..."
Une fenêtre s'ouvre, cliquez sur l'onglet "Base de données" pour que nous puissions lui spécifier celle qui nous intéresse.

Cliquez sur le bouton "Parcourir" et rechercher votre  fichier "base_lt", là où vous l'avez sauvegardé.
Une fois que vous l'avez retrouvé et sélectionnée, notre base apparait dans la fenêtre de sélection comme ci-dessous:

Cliquez sur le + qui précède notre base, puis sur celui de feuille 1, ce qui permet de voir les champs que nous y avons placer.

Cliquez sur "Accroche" puis sur le bouton "Insérer".

Sur notre lettre, "Cher" a été remplacé par le champ .

Ne fermer pas la fenêtre.
En décalant la fenêtre si elle vous gène, sélectionnez "Xavier".
Cliquez sur "Nom" dans votre fenêtre de dialoque puis sur "Insérer"
Sur notre lettre, "Xavier" a été remplacé par le champ . Procédez de même pour le numéro de la salle et les jours puis fermez la fenêtre de dialogue.
Nous devons obtenir ceci sur notre lettre:

Fusionner et imprimer les lettres personnalisées

Il ne nous reste qu'à fusionner et imprimer nos lettre personnalisées.
Allez dans le menu "Outils->Assistant Mailing..."Une fenêtre de dialogue s'ouvre:

Passez directement au point "8. Enregistrer, imprimer ou envoyer".
OpenOffice génère la fusion.

Quand la fusion est terminée, cochez "Imprimer le document fusionné".

Réglez les paramètres d'impression et cliquez sur le bouton "Imprimer les documents"

Vos lettres personnalisées s'impriment. Bravo!